21 augusti 2012

Mejlandets (o)kultur: om att besvara sin e-post

Hur ska man egentligen förhålla sig till folk som inte svarar på e-brev, eller som har en att vänta i en evighet på svar som inte längre är aktuella när de äntligen kommer? Hur ska vett och etikett se ut när vi har att göra med e-post?

På mitt jobb, som går ut på att hantera information, tar vi det som självklart att kundernas frågor ska besvaras samma vardag de kommit, eller senast nästa dag. Om det inte lyckas låter vi ändå höra av oss, så den frågande vet när den kan vänta sig ett mera ingående besked. Direkta frågor ska man väl alltid besvara, även när de ställts per e-post. Inte slänger man heller luren i örat på folk om de ringer och ställer en fråga!

Också jag själv har från olika instanser ibland fått preliminära svar som sagt mig att just nu är den och den inte anträffbar eller att vi återkommer då och då. Också en frågande kan faktiskt ha bråttom och vill ha en chans att vid behov hinna vända sig till någon annan.

Men också en frågande bör givetvis förstå att pröva någon annans mejladress om den inte fått svar; det kan finnas rimliga orsaker, sjukfrånvaro eller annat som gör att ingenting hörts. Och det brukliga är ju att man delegerar ett ärende till den "vars bord det är".

Mejl med reklam elller budskap som bara är "för kännedom" behöver givetvis inte besvaras. Men när jag vänder mig till exempelvis företag, organisationer eller personer i entydiga sakfrågor, tycker jag inte om att vänta i osäkerhet - särskilt inte om jag ställt direkta, klara och entydiga, frågor.

Detta med "klar och entydig" är förstås också viktigt - både i frågorna och i svaren: "Och sådant skall Edert tal vara, att ja ja är ja ja och nej nej är nej nej. Vad därutöver är det är av ondo." Så lär det ha stått i en gammal bibelöversättning, och åtminstone den uppmaningen har ett budskap som bör ha hållit till våra dagar.

Ofta kan ens frågor faktiskt besvaras med antingen ja eller nej. Är det kanske så att svaren uteblir för att den som fått frågan tror sig vara tvungen att komma med långa förklaringar? Sådana behövs ganska sällan, och dem kan man be om i nästa mejl, om de verkligen behövs.

Artighetsfraser är trevliga ibland men behövs inte alltid. God ton handlar om hänsyn. Det viktigaste är att inte i onödan hindra den frågande att gå vidare med det som för honom eller henne kan vara nog så viktigt (utan att det ska behöva förklaras).

Nära vänner, släktingar och bekanta lämnar ofta e-brev utan omedelbara svar - men det är vanligen en helt annan sak: Dem känner man, man kanske träffar dem då och då. Man kan varandras vanor och tider, någorlunda ... Man vet kanske när de har ledigt också utan att semestersvararen är påkopplad. Att låta tystnaden tala är liksom lite intimt: det duger inte riktigt utanför den innersta kretsen.

Eller har tiderna förändrats? Är det bara att knipa käft när andra tilltalar en? Gäller det i så fall bara e-post eller också annars?




Inga kommentarer:

Skicka en kommentar